QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Chú ý: menu: Quản lý tài sản cố định=> trùng tên các mục lớn bên dưới
Quy trình để xuất tài sản cho khoa phòng: Tạo nhóm tài sản -> Tạo Thông tin cấu hình tài sản -> Tạo kho TSCD, thêm danh mục tài sản vào kho=> Tạo nhà cung cấp, thêm các TSCD mà nhà cung cấp đó bán => Nhận hàng trực tiếp từ nhà cung cấp (Trước bước này có thể Tạo dự trù mua hàng, Tạo yêu cầu mua hàng, Duyệt yêu cầu mua hàng, Tạo đơn hàng, Nhận hàng từ nhà cung cấp) => Nhận hàng về kho chính => Xuất tài sản cho khoa phòng => Quản lý nhận tài sản tại khoa phòng (vào màn hình này để nhận tài sản, nếu khoa phòng không cấu hình tự động nhận hàng)
1. Quản lý nhóm tài sản
Màn hình này để phân loại các tài sản theo các nhóm để người dùng dễ dàng quản lý
2. Thông tin cấu hình tài sản
Màn hình này để quản lý toàn bộ tài sản cố định của đơn vị. (Các kho quản lý tài sản cố định sẽ lấy danh mục TSCD ở màn hình này để thêm vào kho)
*Thêm tài sản cố định:
B1: Click nút “Thêm"
B2: Nhập các thông tin của TSCD, trường có dấu sao (*) thì bắt buộc nhập.
Lưu ý:
+Trường “Nhóm tài sản”, “Phân loại tài sản” người dùng có thể tự thêm lần lượt ở màn hình ”Quản lý tài sản cố định/Quản lý nhóm tài sản”; “Quản lý tài sản cố định/ Phân loại tài sản”
+ Trường chọn “Loại tài sản” người dùng có thể tự thêm ở màn hình “Cấu hình chung/ Phân loại item con”, khi thêm cần chú ý chọn Mã nhóm danh mục là “Tài sản cố định”. Cần tạo loại tài sản này vì còn liên quan đến phân quyền dữ liệu (Dữ liệu: Khoa phòng (TS), có quyền thì người dùng mới xem được các tài sản ở các màn hình như: Quản lý danh mục tài sản, Quản lý danh mục tài sản tại khoa phòng,..
B3: Click “Đồng ý”
Xem/Cập nhật/ Xóa tài sản cố định
Cách 1: Click chuột phải vào dòng chứa tài sản => Chọn thao tác cần làm Xem/Cập nhật/ Xóa
Cách 2: Kéo thanh cuốn nganng sang bên phải, tại cột cuối cùng=> Chọn thao tác cần làm Cập nhật/ Xóa
Sau đó cần tạo kho tài sản cố định (menu: Quản lý kho chính/ Quản lý ko), tiếp theo thêm các TSCD vào trong kho tài sản vừa tạo (Menu: Quản lý kho chính/ Quản lý danh mục kho)
3. Xuất tài sản cho khoa phòng
Màn hình này để xuất tài sản từ kho TSCD cho các khoa phòng.
Chú ý: Những TSCD được nhận từ nhà cung cấp trên phần mềm thì mới xuất được. Những TSCD do kiểm kê cho tăng số lượng sẽ không xuất được vì liên quan đến báo cáo khấu hao.
Cách xuất hàng cho khoa phòng
B1: Chọn kho TSCD để xuất hàng, Chọn khoa phòng nhận (click vào icon Tìm kiếm để chọn khoa phòng), Số quyết định (nếu có), Nội dung.
B2: Click “Thêm nhiều” rồi tick chọn các TSCD cần xuất -> Click “Đồng ý”; hoặc click “Thêm toàn bộ kho” để hiển thị tất cả TSCD của kho xuống bảng bên dưới, xóa các TSCD không cần xuất đi
B3: Nhập số lượng cần xuất (sau khi nhập số lượng thì Thông tin chi tiết của TSCD sẽ tự mở rộng bằng bảng bên dưới)
B4: Click vào cột Khu vực để chọn vị trí để TSCD và chọn tên nhân viên quản lý tài sản này
B5: Click “Tạo xuất hàng cho khoa phòng” hoặc “Tạo xuất hàng cho khoa phòng và in” để xuất tài sản cho khoa phòng
*Chú ý: Ta có thể quản lý (tìm kiếm, xem, in) các phiếu xuất hàng tại màn hình Quản lý xuất hàng cho khoa phòng. Dưới đây là màn hình “Quản lý xuất tài sản cho khoa phòng”.
4. Quản lý nhận tài sản tại khoa phòng
Nếu khoa phòng cấu hình không “Tự động nhận khi kho khác xuất hàng” (cấu hình ở Danh mục khoa phòng) thì khoa phòng cần vào màn hình “Quản lý nhận tài sản tại khoa phòng” để nhận (hoặc hủy nếu không đúng)
5. Quản lý danh mục tài sản
Màn hình này giúp quản lý tất cả các TSCD, in nhãn tài sản, in các báo cáo cần thiết.
+Cách In nhãn, In chi tiết bảo dưỡng, In chi tiết sửa chữa: Tick chọn vào ô của cột đầu tiên của tài sản cần in -> Click Tác vụ -> Click chọn In nhãn/ In chi tiết bảo dưỡng/ In chi tiết sửa chữa.
+Cách In danh sách tài sản: Click Tác vụ -> Click In danh sách tài sản -> chọn Loại tài sản cần in -> Click “In” nếu muốn in PDF, click “Tải bảo cáo” nếu muốn xuất excel
+Cách In danh danh sách bảo dưỡng/ sửa chữa: Click tác vụ, chọn In danh sách bảo dưỡng/sửa chữa -> Chọn Từ ngày, Đến ngày -> Click Tải báo cáo
6. Quản lý danh mục tài sản tại khoa phòng
Tab Thông tin cơ bản
Màn hình này giúp các khoa phòng quản lý các tài sản cố định mà khoa phòng được cấp: xem được các thông tin chi tiết tình trạng của tài sản, báo hỏng, trả lại tài sản (thu hồi), ...
*Chú ý: Để quản lý được màn hình này ngoài quyền cơ bản được vào màn hình Quản lý danh mục tài sản tại khoa phòng, cần có quyền dữ liệu khoa phòng và quyền dữ liệu Loại tài sản
+Trả lại tài sản: Click nút “Trả lại tài sản”- icon hình mũi tên tròn quay ngược kim đồng hồ -> hệ thống sẽ chuyển hướng đến màn hình Thu hồi tài sản -> kiểm tra thông tin và nhập lại cho đúng (nếu cần) -> Click “Thực hiện trả lại”
+Báo hỏng: Click nút “Báo hỏng” – icon hình dấu chấm than -> Nhập hiện tượng hỏng hóc -> Click “Đồng ý”
Tab Chưa xác nhận
Hiển thị tất cả các tài sản đã được sửa chữa của khoa phòng nhưng chưa xác nhận
*Cách xác nhận:
=>B1: Click icon chữ v để xác nhận
=>B2: Nhập ghi chú nếu cần thiết -> Click “Xác nhận”
Tab Danh sách báo hỏng, sửa chữa
7. Thu hồi tài sản
Có thể vào màn hình này để trả tài sản, hoặc ở màn hình “QL danh mục tài sản tại khoa phòng” người dùng click “Trả lại tài sản” thì cũng sẽ được điều hướng đến màn hình Thu hồi tài sản
*Cách thu hồi tài sản:
=>B1: Click chọn khoa phòng trả (click vào icon tìm kiếm rồi chọn -> click “Đồng ý”), chọn Kho nhận hàng và nhập các thông tin cần thiết
=>B2: Chọn tài sản, nhập số lượng cần trả -> Click “Thêm”
=>B3: Kiểm tra lại thông tin, số lượng đã đúng chưa, có thể sửa nếu cần
=>B4: Click “Thực hiện trả lại”
Sau khi thu hồi tài sản thành công cần chuyển sang màn hình “Quản lý thu hồi tài sản” để hủy, từ chối, xác nhận thu thồi tài sản
8. Quản lý thu hồi tài sản
Những tài sản nào đã xác nhận thu hồi sẽ có màu xanh lá, còn màu vàng cam là chưa xác nhận
Cách xác nhận
B1: Click nút đóng mở để xem chi tiết thông tin tài sản cần trả lại
B2: Click “Xác nhận” để xác nhận đã thu hồi
9. Bảo dưỡng, sửa chữa
9.1. Sửa chữa
Quy trình sửa chữa: Khoa phòng báo hỏng (tại màn hình QL danh mục tài sản tại khoa phòng) -> Tiến hành sửa chữa (tại màn hình Bảo dưỡng sửa chữa) -> Khoa phòng xác nhận đã sửa (tại màn hình QL danh mục tài sản tại khoa phòng) -> Xuất vật tư nếu có (Tại màn hình Bảo dưỡng sửa chữa hoặc Xuất vật tư sửa chữa)
*Cách nhập thông tin sửa chữa
Tab Báo hỏng
=>B1: Click tác vụ “Cập nhật” tài sản cần sửa
=>B2: Tab Thông tin cơ bản: Nhập nội dung sửa chữa, kinh khí sửa chữa (nếu có); Nếu không có vật tư thay thế, nhận lại thì chuyển sang Bước 4; nếu có thì chuyển Bước 3
=>B3: Tab Vật tư thay thế: Chọn kho, chọn vật tư thay thế/vật tư nhận lại (nếu có) -> Click nút dấu công (+) để thêm -> Nhập số lượng vật tư
=>B4: Click “Đồng ý” để hoàn thành việc sửa chữa
Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin sửa chữa thì tài sản đó sẽ hiển thị bên tab “Chưa xác nhận” (ở 2 màn hình đó là “Bảo dưỡng sửa chữa” để người sửa có thể theo dõi được, và ở “Quản lý danh mục tài sản tại khoa phòng” để nhân viên quản lý tài sản đó ở khoa phòng vào xác nhận đã sửa)
Sau khi khoa phòng xác nhận tài sản đã được sửa ta vào tab “Xuất vật tư sửa chữa” hoặc màn hình “Xuất vật tư sửa chữa” riêng để xuất vật tư (Cách xuất vật tư ở 2 màn hình này là như nhau, xem cách xuất vật tư chi tiết ở phần “Xuất vật tư sửa chữa” có màn hình riêng)
+Ngoài ra để xem các tài sản chưa xuất vật tư thì có thể xem ở tab “Chưa xuất vật tư”
+ Sau khi đã xuất vật tư tài sản sẽ được hiển thị ở tab “Đã hoàn thành”
9.2. Bảo dưỡng
Tab LỊCH BẢO DƯỠNG
Phần mềm mặc định hiển thị tất cả tài sản cần bảo dưỡng theo điều kiện tìm kiếm ở bên trên, ngày dự kiến từ ngày..đến ngày là khoảng thời gian hiện tại trong tháng.
*Các cách thêm lịch bảo dưỡng
Cách 1: Khi nhận hàng về kho chính, chọn ngày bảo dưỡng sau đó mới lưu lại để nhận hàng về kho chính
Cách 2: Thêm thủ công trên màn hình Lịch bảo dưỡng
=>B1: Click nút “Thêm”
=>B2: Chọn/nhập các thông tin bảo dưỡng (các trường có dấu sao đỏ (*) thì bắt buộc nhập)
=>B3: Click nút “Đồng ý”
+Cập nhật lịch bảo dưỡng: Click nút “Cập nhật” – icon hình bút chì -> cập nhật lại thông tin cho đúng -> Click “Đồng ý”
+Xóa lịch bảo dưỡng: Click nút “Xóa” – icon hình thùng rác -> click “Đồng ý”
+ Nhập thông tin bảo dưỡng cho tài sản:
=>B1: Click nút “Thêm” – icon hình dấu cộng
=>B2: Nhập thông tin bảo dưỡng, vật tư thay thế (nếu có)
=>B3: Click “Đồng ý”
=>B4: Chuyển sang màn hình “Xuất vật tư sửa chữa” nếu có vật tư cần xuất - hướng dẫn ở phần “Xuất vật tư sửa chữa”
=>Sau khi click nút “Đồng ý” tài sản sẽ được chuyển sang màn hình “Bảo dưỡng”
Tab BẢO DƯỠNG
Nếu phần bảo dưỡng có xuất vật tư thì cách xuất tương tự như phần sửa chữa
10. Xuất vật tư sửa chữa
Cách xuất vật tư sửa chữa:
B1: Chọn kho, người nhận hàng và nhập các thông tin cần thiết
B2: Click chọn tài sản cần xuất vật tư
B3: Click nút “Lưu lại”
Như vậy ta đã xuất xong vật tư cho tài sản
11. Tạo kế hoạch kiểm kê tài sản
B1: Chọn Khoa phòng kiểm kê và nhập các thông tin như số quyết định, ngày, thành phần, nôi dung kiểm kê
B2: Nếu kiểm kê toàn toàn tài sản của khoa phòng thì click “Thêm toàn bộ”
Nếu không thì Chọn tài sản cần kiểm kê -> Nhập số lượng -> Click “Thêm”
B3: Xem lại các thông tin tài sản cần kiểm kê ở bảng bên dưới
B4: Click “Lưu lại” hoặc “Lưu lại và in”
Như vậy đã tạo thành công kế hoạch kiểm kê-> Chuyển sang màn hình “Quản lý kiểm kê tài sản” để “Kết thúc kiểm kê” cũng như xem/ in lại thông tin nếu cần thiết
12. Quản lý kiểm kê tài sản
Sau khi tạo kế hoạch kiểm kê thành công thì:
Người có quyền có thể “Kết thúc kiểm kê” cũng như xem/sửa/in lại thông tin nếu cần thiết, xóa nếu chưa kết thúc kiểm kê
Người dùng có thể sửa thông tin (nếu cần) -> Click “Lưu lại” => Thông tin đã đúng hết, click “Kết thúc kiểm kê” -> Click “Đồng ý” để xác nhận kết thúc
*Chú ý: Sau khi đã kết thúc kiểm kê thì không thể sửa/ xóa được
13. Sổ theo dõi sử dụng tài sản
Màn hình này có 2 tab: tab Danh sách tài sản và tab Nhật ký sử dụng tài sản
Tab Danh sách tài sản
*Cách thêm sổ theo dõi tài sản:
B1: Tại dòng tài sản muốn thêm sổ theo dõi tài sản click tác vụ “Thêm “ – icon hình dấu cộng (+)
B2: Nhập tình trạng trước, sau khi sử dụng, nhập ghi chú nếu cần thiết
B3: Click “Đồng ý”
Nhật ký sử dụng tài sản
Hiển thị tất các tài sản đã thêm vào sổ theo dõi sử dụng tài sản (theo điều kiện tìm kiếm)
14. Đăng ký khấu hao tài sản
Tại màn hình này người dùng có thể thêm/ hủy đăng ký khấu hao tài sản và xuất các báo cáo khấu hao.
*Cách thêm đăng ký khấu hao:
B1: Click vào tác vụ “Đăng ký khấu hao tài sản”
B2: Nhập thông tin khấu hao cho tài sản
B3: Click “Đồng ý”
*Cách xuất báo cáo khấu hao:
Click nút “Xuất dữ liệu ra excel” => Chọn "từ ngày".... "đến ngày" (tick vào “Mẫu phẫn bổ” sẽ ra 1 báo cáo phân bổ, không tick sẽ ra báo cáo khấu hao) => Click “Tải báo cáo”
