Xử lý nghiệp vụ kho

“Xử lý nghiệp vụ kho” là phần mở rộng, nâng cao của phần mềm, bao gồm nhiều nghiệp vụ như: Tạo và quản lý yêu cầu lĩnh hàng; Xuất theo yêu cầu lĩnh; Điều chuyển và quản lý điều chuyển kho; Quản lý nhận hàng về kho; Quản lý xuất hàng cho khoa phòng và nhận hàng tại khoa phòng; Tạo và quản lý dự trù hàng hóa.

Lưu ý: Menu trên phần mềm là “Xử lý nghiệp vụ kho => tiêu đề các phần bên dưới”

​ ​ ​ ​ ​ ​Tạo Yêu Cầu lĩnh hàng

Người dùng cần chọn kho yêu cầu lĩnh, chọn kho cung cấp.

- Có 3 cách để thêm các danh mục cần lĩnh: thêm từng danh mục một, thêm nhiều và thêm toàn bộ kho.

- Thêm một

Click nút “Thêm một” -> Chọn danh mục cần lĩnh và nhập số lượng yêu cầu -> Click nút “Thêm”

- Thêm nhiều

Click nút “Thêm nhiều” -> Tick chọn các danh mục cần thêm -> Click nút “Đồng ý” -> Nhập số lượng yêu cầu lĩnh cho các danh mục đã chọn.

- Thêm toàn bộ kho

Click nút “Thêm toàn bộ kho” -> hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ danh mục trong kho -> Nhập số lượng yêu cầu lĩnh cho từng danh mục

Danh mục vừa thêm sẽ hiển thị ở bảng bên dưới rất tiện lợi cho người dùng quan sát, quản lý và có thể xóa danh mục không muốn lĩnh nữa.

- Người dùng có thể click “Xuất excel” để tải file excel -> nhập số lượng yêu cầu vào file vừa tải > nhập xong thì click “Nhập excel” và chọn file vừa nhập -> Click “Open”

- Click “Tạo yêu cầu lĩnh hàng” hoặc muốn in click “Tạo yêu cầu lĩnh hàng và in” để hoàn thành việc tạo yêu cầu lĩnh hàng

Chú ý:  Người dùng có thể click “Lưu tạm” để lần sau làm việc tiếp nếu chưa muốn tạo yêu cầu lĩnh hàng. Để mở lại các danh mục đã lưu tạm người dùng cần Chọn kho yêu cầu lĩnh, chọn kho cung cấp -> Click nút “Yêu cầu lĩnh hàng từ kho”

​ ​ ​ ​ ​ ​Quản lý yêu cầu lĩnh hàng

Màn hình này để quản lý thông tin các yêu cầu lĩnh hàng, in lại phiếu yêu cầu lĩnh hàng hoặc xóa yêu cầu lĩnh hàng nếu trạng thái vẫn là “Đang xử lý”.

Ngoài ra người dùng có thể:

+ Thêm danh mục: Click nút “Thêm” (icon dấu cộng, cạnh nút Lưu lại) -> tick chọn các danh mục cần thêm -> click “Đồng ý” -> Nhập số lượng yêu cầu ở cột “SL yêu cầu” -> Click “Lưu lại”.

+ Cập nhật số lượng yêu cầu lĩnh: click nút “Cập nhật” (icon hình bút chì) -> sửa số lượng yêu cầu -> Click “Lưu lại”.

+ Xóa bớt các danh mục cần lĩnh nếu trạng thái yêu cầu lĩnh vẫn là “Đang xử lý”: Click nút “Xóa” (icon hình dấu (x)) -> Click “Lưu lại”.

​ ​ ​ ​ ​ ​ ​Xuất theo yêu cầu lĩnh

Tài  khoản được phân quyền quản lý kho cung cấp sẽ thực hiện xuất theo yêu cầu lĩnh của các kho đề nghị lĩnh.

- Chọn kho cung cấp (có thể chọn kho yêu cầu lĩnh thì tìm kiếm sẽ nhanh hơn)

- Click nút “Xuất hàng cho kho”: kiểm tra lại các danh mục yêu cầu lĩnh, có thể hủy các danh mục (click vào nút Hủy và nhập lý do hủy -> click “Đồng ý”)

- Chọn người nhận hàng

- Click nút “Xuất kho” hoặc “Xuất kho và in” để hoàn thành xuất hàng theo yều cầu lĩnh

​ ​ ​ ​ ​ ​Quản lý xuất theo yêu cầu lĩnh

Màn hình này giúp người dùng quản lý các yêu cầu lĩnh hàng: số hiệu xuất, kho cung cấp, kho yêu cầu lĩnh, các mặt hàng yêu cầu lĩnh, trạng thái lĩnh (Đang xử lý, Trả lại, Xóa, Hủy, Hoàn thành)

​ ​ ​ ​ ​ ​Điều chuyển kho

Màn hình này để điều chuyển các danh mục hàng hóa giữa các kho.

Các bước để điều chuyển kho: ​

- Chọn kho điều chuyển hàng, chọn kho nhận hàng, người nhận hàng

- Chọn các vật tư cần điều chuyển. Có 3 cách chọn: thêm một, thêm nhiều, thêm toàn bộ kho (tương tự phần Tạo yêu cầu lĩnh hàng)

- Click nút “Tạo điều chuyển kho” hoặc “ Tạo điều chuyển kho và in” để hoàn thành điều chuyển kho.

​ ​ ​ ​ ​ ​Quản lý nhận hàng về kho

Màn hình này giúp người dùng quản lý các thông tin nhận hàng: Số hiệu xuất, kho nhận hàng, kho cung cấp, số lượng mặt hàng, tên loại giao dịch, các trạng thái nhận hàng (Đang xử lý, Trả lại, Hủy, Hoàn thành), ngày tạo. Đồng thời thực hiện nhận, hủy hàng hoặc in lại phiếu nhận hàng.

Nếu kho nhận hàng được cấu hình không nhận tự động thì người quản lý kho cần vào màn hình này thực hiện nhận hàng (hoặc là hủy nếu không nhận hàng nữa).

​ ​ ​ ​ ​ ​Xuất hàng cho khoa phòng

Các bước Xuất hàng cho khoa phòng:

- Chọn kho điều chuyển hàng, chọn khoa phòng nhận hàng, người nhận hàng, lý do xuất (nếu cần).

- Chọn các danh mục hàng cần xuất cho khoa phòng có nhiều cách để chọn: thêm một, thêm nhiều, thêm toàn bộ kho (cách thêm tương tự màn hình Tạo yêu cầu lĩnh hàng), chọn từ :Các yêu cầu từ khoa phòng (nếu có).

- Click nút “Tạo xuất hàng cho khoa phòng” hoặc “Tạo xuất hàng cho khoa phòng và in” để kết thúc xuất hàng cho khoa phòng.

​ ​ ​ ​ ​ ​Quản lý xuất hàng cho phòng kho

Màn hình này giúp người dùng quản lý các thông tin nhận hàng: Số hiệu xuất, kho cung cấp, khoa phòng lĩnh, người nhận hàng, số mặt hàng, trạng thái xuất hàng (Đang xử lý, Trả lại, Hủy, Hoàn thành), lý do xuất, ngày tạo.

Người dùng cũng có thể in lại phiếu xuất hàng; xem chi tiết các danh mục hàng hóa đã xuất bằng cách click vào nút mũi tên “>>” .

​ ​ ​ ​ ​Quản lý nhận hàng tại phòng kho

Màn hình này giúp người dùng quản lý các thông tin nhận hàng tại khoa phòng: Số hiệu xuất, kho cung cấp, khoa phòng lĩnh, người nhận hàng, số mặt hàng, trạng thái xuất hàng (Đang xử lý, Trả lại, Hủy, Hoàn thành), lý do xuất, ngày tạo.

- Người dùng cần chọn khoa phòng nhận hàng, chọn kho cung cấp,…

- Nếu khoa phòng được cấu hình tick vào vào ô “Tự động nhận khi kho khác xuất hàng” ở màn hình “ Danh mục khoa phòng” thì trạng thái sẽ là “Hooàn thành”. Nếu không tick thì người dùng cần thực hiện nhận hàng hoặc hủy không nhận hàng.

​ ​ ​ ​ ​​Tạo dự trù hàng hóa

Các khoa phòng tạo dự trù hàng hóa để kho chính căn cứ vào đây tạo dự trù mua hàng.

Cách tạo dự trù hàng hóa:

B1: Chọn kho dự trù, chọn kho cung cấp. Các thông tin khác hệ thống sẽ lấy tự động, người dùng có thể chỉnh sửa theo mong muốn.

B2: Click “Tìm kiếm” :

+ Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ danh mục hóa của kho để dự trù. Người dùng có thể xóa các hàng hóa không cần thiết hoặc xóa tất cả dữ liệu trong bảng.

B3: Nếu muốn thêm nhiều danh mục hàng hóa => Click “Thêm nhiều” -> tick chọn các hàng hóa cần dự trù -> Click “Đồng ý”.

B4: Nhập số lượng cần dự trù vào cột “SL dự trù theo xuất kho”

B5: Click “Tạo dự trù” hoặc “Tạo dự trù và in” để hoàn thành dự trù hàng hóa

Chú ý: Nếu chưa nhập xong dự trù thì người dùng có thể click nút “Lưu tạm”.

Khi muốn mở lại bản dự trù đã lưu tạm thì chọn “Kho dự trù mua”, “Chọn kho cung cấp” -> click “Tìm kiếm”  -> Click nút “Yêu cầu tạo dự trù” -> Thêm đầy đủ các danh mục hàng hóa và chuyển qua bước B3.

​ ​ ​ ​ ​Quản lý dự trù hàng hóa

Màn hình “Quản lý tạo dự trù” giúp người dùng quản lý, xem lại, in phiếu dự trù hàng hóa hoặc xuất dữ liệu ra excel.

- Chọn kho dự trù, kho cung cấp,...