Trong giai đoạn chuyển đổi số y tế, nhiều cơ sở khám chữa bệnh đang tìm kiếm giải pháp quản lý bệnh nhân đơn giản – dễ sử dụng – chi phí thấp. Một trong những lựa chọn phổ biến nhất hiện nay là phần mềm quản lý bệnh nhân bằng Excel.
Dù không phải là một hệ thống HIS hoàn chỉnh, Excel vẫn có ưu thế riêng phù hợp với phòng khám nhỏ, phòng mạch tư, khoa phòng có lượng bệnh nhân ít hoặc chưa đủ điều kiện triển khai phần mềm bệnh viện chuyên nghiệp.
Quản lý bệnh nhân bằng Excel là gì?
Đây là hình thức sử dụng các file Excel để quản lý các thông tin khám chữa bệnh như:
- Thông tin bệnh nhân
- Lịch sử khám bệnh
- Phiếu khám
- Toa thuốc
- Tình trạng điều trị
- Doanh thu – thu phí
- Chỉ định xét nghiệm đơn giản
Các file Excel thường được thiết kế dạng bảng để hỗ trợ phòng khám theo dõi, thống kê và tìm kiếm nhanh.
Ưu điểm của quản lý bệnh nhân bằng Excel
1. Chi phí thấp hoặc hoàn toàn miễn phí
Excel là lựa chọn tiết kiệm cho các phòng khám muốn sử dụng phần mềm phòng khám mới bắt đầu hoạt động, không phải đầu tư hệ thống phần mềm phức tạp.
2. Dễ sử dụng, dễ tùy chỉnh
Chỉ cần kiến thức Excel cơ bản, người dùng có thể:
- Thêm cột, thêm sheet
- Tùy chỉnh bảng thông tin
- Thêm các biểu thức tính tiền, theo dõi doanh thu
3. Phù hợp với phòng khám ít bệnh nhân
Nếu lượng khám mỗi ngày chỉ 10–30 bệnh nhân, file Excel vẫn đáp ứng được nhu cầu theo dõi.
4. Không cần kết nối internet
Các file có thể dùng trực tiếp trên máy tính nội bộ, phù hợp nơi chưa có hạ tầng công nghệ.
Hạn chế khi dùng Excel để quản lý bệnh nhân
Dù tiện lợi và rẻ, Excel không phải là giải pháp bền vững cho các cơ sở y tế.
1. Dễ mất dữ liệu, hỏng file
Excel không có cơ chế sao lưu tự động. Nếu máy tính hỏng → mất sạch dữ liệu.
2. Không đáp ứng chuẩn quản lý bệnh viện
Không hỗ trợ:
- Liên thông BHYT XML
- Quản lý hồ sơ bệnh án
- Tích hợp thiết bị cận lâm sàng
- In phiếu xét nghiệm chuẩn
- Theo dõi nhiều khoa phòng
3. Không hỗ trợ nhiều người dùng
Excel không cho phép nhiều người cập nhật dữ liệu đồng thời → rất dễ lỗi.
4. Không bảo mật dữ liệu
Thông tin bệnh nhân dễ bị sao chép, chỉnh sửa hoặc truy cập trái phép.
5. Không tối ưu vận hành khi phòng khám mở rộng
Khi số lượng bệnh nhân tăng → Excel trở nên chậm, rối, khó tra cứu.
Khi nào phòng khám nên dùng Excel để quản lý bệnh nhân?
✔ Phòng khám nhỏ, lượng bệnh nhân dưới 20–30 người/ngày
✔ Chủ phòng khám muốn tiết kiệm chi phí
✔ Chưa sẵn sàng triển khai phần mềm chuyên nghiệp
✔ Không cần kết nối thiết bị y tế
✔ Không cần kết nối với bệnh án điện tử, đơn thuốc quốc gia
Nếu quy mô lớn hơn → nên chuyển sang phần mềm quản lý bệnh viện HIS hoặc phần mềm phòng khám để vận hành hiệu quả và an toàn hơn.
Giải pháp tốt hơn Excel – Phần mềm HIS/Phòng khám chuyên nghiệp
Khi nhu cầu tăng lên, Excel không còn đủ đáp ứng. Các hệ thống HIS hiện đại như của PhanmemBenhvien.net mang lại nhiều lợi ích vượt trội:
1. Quản lý khám – chữa bệnh đầy đủ quy trình
Tiếp nhận → khám → chỉ định → cận lâm sàng → toa thuốc → thu ngân.
2. Tự động hóa hoàn toàn
Không nhập liệu thủ công, giảm sai sót.
3. Quản lý kho dược – vật tư – BHYT theo tiêu chuẩn
4. Báo cáo thời gian thực
Doanh thu – tình trạng bệnh nhân – lịch sử điều trị.
5. Bảo mật dữ liệu y tế chuẩn Bộ Y tế
Có phân quyền – nhật ký người dùng – sao lưu tự động.
6. Hỗ trợ đa chi nhánh, đa thiết bị, chạy trên web – mobile
Kết luận
Phần mềm quản lý bệnh nhân bằng Excel là lựa chọn phù hợp cho phòng khám nhỏ mới hoạt động. Tuy nhiên, với sự phát triển của ngành y tế và yêu cầu quản lý ngày càng cao, Excel chỉ là giải pháp tạm thời.
Để vận hành chuyên nghiệp và đáp ứng tiêu chuẩn của Bộ Y tế, các bệnh viện và phòng khám nên sớm chuyển sang phần mềm bệnh viện HIS hoặc phần mềm phòng khám để:
✔ Quản lý dữ liệu chính xác
✔ Tối ưu hóa vận hành
✔ Tránh thất lạc – sai sót
✔ Nâng cao chất lượng khám chữa bệnh